こんばんわ
昨日は仕事で優先順位を間違えている事が判明しました。
この順番を間違えると全ての仕事が滞ります。
今日は仕事の優先順位の付け方です。
もくじ
人間が出来る作業は常に1つ
人間の手は2つ、頭は1つしかありません。
いくつもの作業を同時に進行する事はどんな人間にも不可能です。
そこで重要なのが優先順位になります。
ただし、どの仕事を優先すれば良いのかは個人の判断になり、ここに差が生まれます。
仕事が出来る人の多くは優先順位の基準が決まっていて、予定通りに終わらせています。
逆の場合はうだつの上がらないサラリーマンである事が多いです。
優先順位が上位になる仕事
よくあるビジネス書にも仕事の優先順位は必須項目のように書かれています。
優先順位が上位に来るものは、大抵の場合はこう書かれているはずです。
・締め切りが近いもの！
どんな仕事にも期限が存在します。
いつまでも待ってくれる事はありません。
なのでこの締め切りや期限が迫っているものを優先する必要があります。
もし、締め切りを遅れた場合は相手から催促があったり、仕事を取り消されたり、と負の連鎖が始まります。
期限を守らずに仕事をしている人は信用を失い、社会人としてダメな奴と言うレッテルを貼られてしまいます。
優先順位を無視した事例
これは実際に私の職場であった優先順位を間違えた事例です。
私たちの仕事で期限としてあるのが、利用者を送迎するまでに連絡帳を仕上げる事です。
連絡帳はご家族に様子を報告するためのものです。
我々にとって利用した証にもなるので大事な作業です。
この作業が終わっていないと送迎に出発できません。
しかし、昨日はこの作業が終わっておらず出発時間が大幅に遅れていました。
結局30分も遅れて出発する事になりました。
なぜ、こんなに遅くなったのか帰ってから管理者と原因を調べてみるとある事が判明します。
連絡帳の作成ではなく別の作業をずっとしていたのです。
そして、送迎の時間が迫ってからようやく連絡帳の仕上げをしていました。
遅れるのは当然です。
では、なぜ最優先するべき連絡帳の記入を後回しにしていたのか？です。
私たちは連絡帳とは別に1日の様子を書く仕事があります。
この記録をなぜか先に記入していたのです。
なぜ、連絡帳を後回しにしてでも取り組んでいたのか？ですが理由は簡単です。
早く帰りたいからです。
私の職場ではお子さんのいる人もいて終わりの時間がバラバラです。
そのため、最後に残った人が書かなければなりません。
その差を無くすために内々で相談して連絡帳よりも先に記録を書いていたと推測できます。
かなり杜撰な仕事のやり方です。
この1日の記録は監査が入った時には必要ですが、毎日提出するものではないため、先ほどの優先順位から考えると急いでやる仕事ではありません。
当日終わらなければ翌日に残しても良い仕事なのです。
この作業を後にすれば時間通りに出発していたはずです。
優先順位があべこべだったので仕事の歯車が狂っていたのです。
最後に
仕事の優先順位を変えるだけで仕事は飛躍的に早くなります。
余計な時間を使う必要がなくなり、迷う事無く仕事をする事が可能だからです。
期限がいつまでかを知れば逆算して作業に取り組むという計画性も身に付きます。
仕事の順位付けとして身勝手な理由は決してお勧めしません。
自分本位な理由で優先順位を決めるとビジネスパートナーとの関係は悪くなります。
なぜなら、迷惑を掛けられるからですね。
そんな奴と仕事をしたいと思う人はほとんどいません。
ここまでお読みいただきありがとうございました。
